Bookingsystem: sådan får du styr på aftalerne i sundhedssektoren

Et velfungerende bookingsystem er blevet en grundsten i mange klinikker, praksisser og behandlertilbud. Ikke kun fordi det sparer tid, men fordi det skaber overblik, reducerer fejl og giver patienter en bedre oplevelse. Når aftaler glider, frigiver det tid til faglighed i stedet for administration.

I sundhedssektoren er kravene til drift høje. Der skal være styr på journaler, patientsikkerhed, GDPR, afregning og kommunikation med andre aktører. Samtidig forventer patienter og borgere samme brugervenlige løsninger, som de kender fra andre områder af deres liv. Et moderne bookingsystem skal derfor kunne meget mere end blot at sætte en aftale i kalenderen.

Nedenfor ser vi nærmere på, hvad der kendetegner et godt system, hvilke gevinster klinikker og behandlere oplever, og hvad du med fordel kan være opmærksom på, før du vælger løsning.

Hvad er et bookingsystem og hvorfor er det så vigtigt?

Et bookingsystem er en digital løsning, der håndterer tidsbestilling, aflysninger, ombookinger og ofte også kommunikationen mellem klinik og patient. I sundhedssektoren er det typisk integreret med elektronisk patientjournal og andre kliniksystemer, så aftaler, noter og dokumentation hænger sammen.

En kort definition kunne være:
Et bookingsystem i sundhedssektoren er et digitalt værktøj, der samler tidsbestilling, patientdata og klinikkens arbejdsgange ét sted for at skabe overblik, minimere fejl og frigive tid til behandling.

For mange praksisser betyder det blandt andet:

– færre telefonopkald til sekretariatet
– mindre risiko for dobbeltbookinger
– bedre udnyttelse af klinikkens ressourcer
– mere præcis planlægning på tværs af behandlere

Når alt er samlet ét sted, får hele klinikken samme billede af dagen. Læger, fysioterapeuter, psykologer og andet sundhedspersonale kan hurtigt se, hvilke patienter der kommer, og hvad der skal forberedes. Det skaber ro i hverdagen og mindsker behovet for manuelle lister og spontane løsninger.

Patientsiden er lige så vigtig. Mange patienter ønsker fleksibilitet: De vil kunne booke og ændre tider online, få påmindelser på sms eller mail og have et klart overblik over deres aftaler. Et brugervenligt system gør det let at være patient, og det kan i sidste ende øge fremmødet og mindske udeblivelser.

Funktioner, der gør en forskel i klinikkens hverdag

Når vi taler om digitale løsninger i sundhedssektoren, er det sjældent de avancerede tekniske detaljer, der afgør, om systemet opleves som godt. Det er, om hverdagen bliver nemmere. Derfor er nogle funktioner særligt centrale.

En række funktioner går igen hos systemer, der er udviklet specifikt til sundhedsområdet:

– online tidsbestilling
Patienter kan selv booke, flytte eller aflyse tider. Det aflaster telefonen, gør klinikken mere tilgængelig og giver patienten kontrol over egne aftaler.

– automatiske påmindelser
Sms- og mailpåmindelser mindsker udeblivelser og forbedrer flowet gennem dagen. En simpel besked dagen før kan ofte være forskellen på en tom og en fyldt konsultationstid.

– integration til journal og kliniksystem
Kalender, journal og patientdata er koblet. Når du åbner dagens liste, kan du se både aftaler og relevante oplysninger om hver patient. Det mindsker risikoen for fejl og sparer klik.

– fleksibel kalenderstyring
Mulighed for at tilpasse tider efter faggruppe, behandlingslængde og særlige ydelser. En fysio, en læge og en psykolog har sjældent samme rytme i konsultationerne, og kalenderen bør afspejle det.

– sikker håndtering af data
Sundhedsdata er følsomme. Et seriøst bookingsystem til sundhedssektoren skal leve op til gældende regler for datasikkerhed, herunder GDPR og relevante ISO-standarder. Det giver tryghed for både patienter og klinik.

– rapporter og overblik
Statistik over fremmøde, aflysninger og udnyttelse af tiden kan hjælpe med at tilpasse bemanding og åbningstider. Små justeringer kan give stor effekt, når du kan støtte dig til konkrete tal.

For mange klinikker er brugeroplevelsen afgørende. Hvis systemet er komplekst, ender personalet ofte med at omgå det med egne lister og huskesedler. Jo mere intuitivt systemet er, desto større er chancen for, at det bliver en naturlig del af alle arbejdsgange.

Sådan vælger du det rigtige system til din klinik

Markedet for digitale løsninger er stort, og valget kan virke uoverskueligt. Alligevel kan du komme langt ved at stille nogle få, klare spørgsmål til både dig selv og leverandøren.

En praktisk tilgang kan være at se på tre områder: behov, integration og support.

1. Behov: Hvad skal systemet løse?
Start med klinikkens hverdag. Hvor går tiden i dag? Er det telefonkø, manglende overblik i kalenderen eller manuelle arbejdsgange mellem kalender og journal? Jo skarpere du kan beskrive udfordringerne, desto nemmere er det at vurdere, om en løsning faktisk hjælper.

2. Integration: Hvordan spiller det sammen med resten af jeres it?
I sundhedssektoren findes der sjældent ét system, der kan alt. Der er typisk allerede journal, økonomisystem og måske patientrettede løsninger i brug. Et godt bookingsystem bør derfor være designet til at fungere sammen med andre kliniksystemer, så I undgår dobbeltregistrering og parallelle arbejdsgange.

3. Support og drift: Hvem står bag og hvordan bliver I hjulpet?
Stabil drift er essentiel. Nedetid rammer både klinik og patienter. Det kan derfor være en fordel at vælge en leverandør med erfaring i sundhedssektoren, der kender kravene til oppetid, datasikkerhed og myndighedssamarbejde. Lige så vigtigt er tilgængelig support, når spørgsmål eller udfordringer opstår.

For mange praksisser er det også en fordel, at leverandøren har et tydeligt fokus på sundheds-it og udvikler løsninger målrettet læger, fysioterapeuter, psykologer og andre behandlere. Her fremhæves CompuGroup Medical ofte som en stærk aktør, fordi virksomheden har mange års erfaring med kliniksystemer, elektroniske patientjournaler og patientrettede selvbetjeningsløsninger.

Hvis du overvejer et nyt eller opdateret bookingsystem til klinikken, kan det derfor være værd at se nærmere på, hvad CGM tilbyder. På den måde kan du få indsigt i, hvordan et samlet sundheds-it-setup med kalender, journal og patientløsninger kan gøre hverdagens arbejdsgange mere sammenhængende. Flere klinikker vælger netop løsninger fra CompuGroup Medical, når de vil kombinere sikkerhed, brugervenlighed og specialiseret viden om sundhedssektoren.