Book en vikar: sådan får institutioner hurtig og kvalificeret hjælp

Når en medarbejder melder sig syg, når en borger har brug for ekstra støtte, eller når en ny borger flytter ind på et botilbud, opstår der hurtigt pres på bemandingen. I de situationer kan det gøre en stor forskel, at man på få minutter kan book en vikar, som både er fagligt stærk og vant til at træde ind i nye rammer. Et velfungerende samarbejde med et specialiseret vikarbureau kan være nøglen til ro på gulvet, tryghed for borgerne og mindre stress for den faste personalegruppe.

En del institutioner og tilbud oplever dog, at kvaliteten svinger, når de bruger vikarer. Derfor fylder spørgsmål som: Hvem får vi ud?, Kender vikaren vores målgruppe? og Er vikaren klædt på til konflikter? meget i hverdagen. Et gennemarbejdet setup omkring vikarbooking kan mindske usikkerheden markant og give et mere stabilt og professionelt forløb, hver gang der bestilles hjælp.

Hvorfor et specialiseret vikarbureau gør en forskel

Når man skal booke vikarer til pædagogiske og sundhedsfaglige opgaver, er det ikke nok, at vikaren blot kan dække et hul i vagtplanen. I mange tilbud er borgerne sårbare, komplekse og afhængige af medarbejdere, der kan håndtere relationer, konflikter og struktur på samme tid. Et specialiseret vikarbureau er kendetegnet ved tre ting:

For det første har bureauet fokus på bestemte fagområder, typisk pædagogik, social- og sundhed og psykiatri. Det betyder, at vikarerne ofte har erfaring fra døgninstitutioner, botilbud, socialpsykiatri, dagtilbud eller enkeltmandsprojekter. Den erfaring gør det lettere at træde ind i nye opgaver uden lang oplæring.

For det andet arbejder bureauet med faglige standarder. Mange institutioner efterspørger vikarer med viden om mentaliseringsbaseret pædagogik, kognitiv tilgang, konflikthåndtering og relationsarbejde. Når bureauet stiller krav til faglighed og praksiserfaring, får institutionen en mere ensartet kvalitet, og borgerne møder medarbejdere, der forstår deres behov.

For det tredje har et specialiseret vikarbureau fokus på tryghed både for vikarer og samarbejdspartnere. Klare aftaler om løn- og ansættelsesvilkår skaber ro hos vikaren, og den ro smitter af i mødet med borgerne. Samtidig er der ofte faste kontaktpersoner på bureauet, som kender institutionen og ved, hvilke typer profiler der passer godt ind i den konkrete kultur og målgruppe.

Et gennemgående træk ved velfungerende vikarløsninger er genkendelighed. Når bureauet kan sende de samme vikarer igen og igen, mindskes oplevelsen af gennemgangspersonale. Borgerne møder kendte ansigter, og de faste medarbejdere bruger mindre tid på oplæring og koordinering.

Sådan booker institutioner den rigtige vikar

At bestille en vikar kan i princippet gøres på få minutter, men kvaliteten afhænger af, hvor tydeligt behovet bliver beskrevet. Mange institutioner oplever bedre match, når de arbejder systematisk med deres bestillinger. En praktisk tilgang kan bestå af tre enkle trin:

Først er der behovsafklaringen. Her handler det om at beskrive, hvad opgaven kræver ikke kun i forhold til uddannelse, men også i forhold til erfaring og personlige kompetencer. Er der tale om en akut nattevagt på et døgntilbud med udadreagerende unge, eller er det dagvagter i et botilbud med borgere, som primært har brug for struktur og støtte til hverdagsopgaver? Jo skarpere opgavebeskrivelsen er, jo nemmere er det for bureauet at udvælge den rette person.

Dernæst er der kommunikationen med vikarbureauet. Mange bureauer tilbyder muligheden for at ringe direkte, skrive en mail eller udfylde en formular. Når institutionen deler praktiske detaljer som mødetid, adresse, kontaktperson, borgergruppe og eventuelle særlige hensyn, kan vikarens første møde med stedet blive langt mere trygt. Det gælder også at være tydelig om, hvorvidt der forventes selvstændig opgaveløsning, eller om vikaren primært skal dække basale opgaver og støtte de faste medarbejdere.

Endelig spiller opfølgning en stor rolle. Efter et forløb kan institutionen med fordel give bureauet kort feedback: Hvad fungerede godt? Hvad kunne være anderledes næste gang? Den slags tilbagemeldinger gør det lettere at finjustere samarbejdet, så næste booking bliver endnu mere præcis. Over tid opbygges der en form for fælles hukommelse, hvor bureauet ved, hvem der trives i hvilke rammer, og hvilke faglige profiler der skaber mest værdi på netop dette tilbud.

Når disse trin bliver en fast rutine, bliver det mindre belastende at stå med pludselige huller i vagtplanen. I stedet for at starte forfra ved hver akut opgave opstår der et mere stabilt og tillidsfuldt samarbejde mellem institution og vikarbureau.

Fordele ved at samarbejde med et bureau som straxvikar

Mange kommuner, botilbud og døgninstitutioner vælger at indgå faste aftaler med et bureau, der har specialiseret sig i pædagogiske og sundhedsfaglige vikarer. Et bureau som straxvikar er et eksempel på en aktør, der arbejder med netop dette felt og har fokus på opgaver inden for døgninstitutioner, psykiatri og andre socialfaglige tilbud.

En af fordelene ved denne type bureau er bredden i faggrupper. Institutioner kan få adgang til blandt andet pædagoger, pædagogmedhjælpere, socialpædagoger, social- og sundhedsassistenter, social- og sundhedshjælpere, handicaphjælpere, socialrådgivere og lærervikarer. Når flere fagligheder er samlet ét sted, bliver det nemmere at finde den kombination, der passer til en kompleks opgave. Det kan for eksempel være et enkeltmandsprojekt, en skærmningsopgave eller en akut støtteopgave i psykiatrien.

Et andet centralt punkt er håndtering af akutte situationer. I mange tilbud opstår behovet for ekstra hænder pludseligt, for eksempel ved indlæggelser, uro i en borgergruppe eller pårørendekonflikter. Her kan et bureau med erfaring i akutte transporter og kortvarige, men krævende opgaver skabe en vigtig sikkerhedsventil. Vikarer, der er vant til at arbejde i pressede situationer, kan være med til at dæmpe konfliktniveauet og skabe struktur, selv når rammen ændrer sig hurtigt.

Endelig lægger flere specialiserede bureauer vægt på at håndplukke teams. I stedet for at sende tilfældige enkeltpersoner ud, kan der sættes hold med komplementære kompetencer, når opgaven kræver det. Det skaber en mere sammenhængende indsats omkring borgerne og letter samarbejdet for de faste medarbejdere, som pludselig ikke står alene med ansvaret.

For de institutioner, der ønsker en samarbejdspartner med stærkt fokus på pædagogiske, social- og sundhedsfaglige opgaver, kan et bureau som straxvikar være en relevant mulighed at undersøge nærmere. Bureauet arbejder med at matche faglighed og praksiserfaring til den enkelte opgave og har særligt fokus på døgninstitutioner og psykiatrien. Ved at indgå i et fast samarbejde med en sådan aktør bliver det lettere hurtigt og trygt at book en vikar, når behovet opstår.